Die elektronische Rechnung

Individuelle und kompetente Beratung sowie zuverlässige Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben

Ab dem 1. Januar 2025 entfällt der gesetzliche Vorrang von Papierrechnungen, das heißt im B2B-Geschäftsverkehr wird die elektronische Version das juristisch gültige Dokumentenformat. Dabei erfolgt die Umstellung auf die elektronische Rechnung in drei Phasen. In der ersten Phase bis Januar 2027 ist es zwar weiterhin möglich, Rechnungen im PDF-Format zu versenden – aber nur unter einer Voraussetzung: das Unternehmen, das die PDF-Rechnung erhält, muss dieser Praxis auch explizit zustimmen. Die gleiche Regelung gilt auch für den Versand im EDIFACT-Standardformat. Ab Januar 2027 werden E-Rechnungen im B2B-Geschäft für Marktteilnehmer mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € jedoch verpflichtend. Auch dies betrifft ausschließlich den B2B-Bereich, Rechnungen an Privatpersonen sind davon ausgenommen. Aber spätestens in der dritten Phase, die ein Jahr später beginnt, sind Papierrechnung im B2B-Bereich dann endgültig Geschichte. Ab 1. Januar 2028 müssen Unternehmen nämlich elektronische Rechnungen im EN 16931-Format verschicken und verarbeiten können.

Die Einführung der E-Rechnung geht auf ViDA (= VAT in the Digital Age)-Initiative der EU-Kommission zur wirksameren Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs in den Mitgliedsstaaten zurück. Eine der wesentlichen Komponenten der ViDA-Initiative ist die Einführung eines verpflichtenden elektronischen Meldesystems, das auf der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) basiert. Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig sind, sollen Einzeltransaktionen in Echtzeit melden. Dies soll die Betrugssicherheit erhöhen und den Rechtsrahmen für nationale Transaktionen stärker harmonisieren.

Der medienbruchfreie Rechnungsaustausch verbessert den Cashflow

In ihrem 'Forum elektronische Rechnung Deutschland' erläutert die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. welche Bedingungen für den medienbruchfreien Rechnungsaustausch grundsätzlich erfüllt sein müssen: „Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung. Diese Definition der elektronischen Rechnung ist auf europäischer Ebene in der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und national im Bundesgesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) und in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) verankert.“

Die elektronische Rechnung bringt konkrete wirtschaftliche Vorteile

Die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen in entsprechenden ERP/FIBU-Systemen bringt Unternehmen konkrete wirtschaftliche Vorteile:

• Kosten für den manuellen Versand und Empfang sowie für die weitere Bearbeitung von Papierrechnungen entfallen fast vollständig
• Hinzu kommt natürlich die Kostenersparnis für das Material (Papier, Drucker, Porto usw.).
• Außerdem sind keine eigenen Räume für die Aufbewahrung von Papierrechnungen mehr notwendig, die auch nicht mehr z. B. durch Brand ganz oder teilweise verloren gehen können.
• Ein weiterer entscheidender Vorteil sind kürzere Durchlaufzeiten und damit auch schnellere Bezahlprozesse.
• Da eine eRechnung nach dem Versand sofort beim Empfänger ist, reduziert sich überdies das Risiko von falschen Zustellungen oder gar von Sendungsverlusten deutlich, während sich die Wahrscheinlichkeit von fristgerechten Zahlungen erheblich erhöht.
• Durch den Wegfall bzw. die Automatisierung vieler manueller Prozesse wie der Eingabe von Rechnungsinformationen werden zudem Fehlerquellen deutlich reduziert.
• Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen können kostengünstiger erfüllt werden, denn eRechnungen lassen sich auch einfacher digital archivieren. Mit Datenspiegelungen sowie Backups kann eine hohe Sicherheit und Verfügbarkeit gewährleistet werden.

Diese wirtschaftlichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung hat das Software-Unternehmen Sage in seiner aktuellen Studie „Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft“ konkret beziffert. Hierfür lies der IT-Anbieter nach eigenen Angaben im April 2024 mehr als 9.000 Unternehmen mit 1 bis 999 Beschäftigte befragen. Die Ersparnisse durch die Einführung der eRechnungen variieren demnach je nach Unternehmensgröße und können bei kleineren KMU 13.500 Euro und bei größeren KMU bis zu knapp 50.000 Euro ausmachen. Zwei Aspekte verdeutlichen dies: die wichtigste Ursache für Zahlungsverzögerungen war bisher häufig ein schlechter „Informationsfluss“ wie z. B. die Abfrage von Rechnungsdetails innerhalb des Unternehmens oder von Kunden bzw. Lieferanten. Dies geben laut der Studie 75 % der Unternehmen als Hauptgrund für einen verzögerten Cashflow und verspätete Zahlungen an Kunden an. Ein anderes, noch deutlicheres Problem für Unternehmen, die mit Kunden sowie Lieferanten manuelle interagierten, ist Betrug. Etwa ein Viertel der KMU (26 %) hat nach Studienangaben bereits unwissentlich eine betrügerische Rechnung bezahlt, und jedes zweite Unternehmen (51 %) weiß, dass es schon einmal eine betrügerische Rechnung erhalten hat.

… und ist ein internationales Projekt, an dem mehr als 100 Länder arbeiten

Die elektronische Rechnung wird nicht nur in Deutschland, sondern weltweit sukzessive eingeführt. Mehr als 100 Länder – darunter Singapur, Malaysia, Italien, Polen und Australien – haben bereits Rechtsvorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erlassen oder Pläne für die Umstellung auf die E-Rechnungen und digitale Steuerberichterstattung aufgestellt (1). Laut der Sage-Studie werden die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung in den Ländern, die sie eingeführt haben, allmählich spürbar. Italien beispielsweise war der erste Mitgliedstaat der Europäischen Union, der dies 2019 für digitale Steuererklärungen vorschrieb, und verzeichnete einen jährlichen Anstieg der Steuereinnahmen um rund 6 Milliarden Euro (2). Dies sei auf drei Schlüsselfaktoren zurückzuführen: Zugang zu Daten in Echtzeit, Verringerung des Verwaltungsaufwands und bessere Rückverfolgbarkeit.

Denktmit unterstützt Sie kompetent und professionell

Als bundesweit tätige IT-Genossenschaft beraten und helfen wir Unternehmen individuell und kompetent bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur Einführung der elektronischen Rechnung. Dabei fokussieren wir uns auf die Automatisierung des Prozesses der elektronischen Rechnungsabwicklung und auf seine Integration in das IT-System eines Unternehmens. „Das bringt Anwendern den Vorteil, dass sie weiterhin mit ihrem gewohnten ERP- oder einem anderen IT-System arbeiten können und sich für den Einsatz der elektronischen Rechnung nicht umstellen müssen oder separate Schulungen benötigen. Mögliche Anfangsprobleme werden dadurch vermieden und außerdem eine hohe Akzeptanz der betreffenden Mitarbeiter(innen) sichergestellt“, erläutert Denktmit-Vorstand Marius Schmidt. Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen!

Glossar:

Die drei Varianten „XRechnung“, „ZUGFeRD“ und „Peppol“ erfüllen die Vorgaben an ein strukturiertes, maschinenlesbares E-Rechnungsformat:

Peppol: Standard für internationale Transaktionen

• Peppol („Pan-European Public Procurement OnLine“) ist ein internationales Projekt der Non-Profit Organisation OpenPeppol zur Standardisierung und Vereinfachung öffentlicher Beschaffungsprozesse. Mit Hilfe der Infrastruktur des Peppol-Netzwerks können E‑Rechnungen an alle Rechnungsempfänger übermittelt werden, die an die ZRE und OZG‑RE angeschlossen sind. Peppol ermöglicht dabei eine medienbruchfreie und einfache Abwicklung ohne Systemwechsel (machine-to-machine) und damit auch den Versand einer großen Menge an E‑Rechnungen, sogenannte Massenexporte.
• Weiterführende Informationen: Peppol

XRechnung: Strukturierte Daten für Maschinen

• Bei der XRechnung handelt es sich um XML-Dateien, die für sich alleine stehen können oder begleitend zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung versendet werden. Dieses Format wird häufig im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verwendet und gewährleistet eine standardisierte elektronische Verarbeitung.
• Weiterführende Informationen: XRechnung

ZUGFeRD: Das hybride Rechnungsformat

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert einen menschenlesbaren PDF-Teil mit einem XML-Teil. Diese hybride Struktur ermöglicht es, dass die Dateien sowohl visuell überprüfbar sind wie auch elektronisch verarbeitet werden können.
• Weiterführende Informationen: ZUGFeRD

Links zu weiterführenden Quellen:

• Haufe Online-Redaktion: "Verpflichtung zur elektronischen Rechnung"
• IHK München: EU-Mehrwertsteuerreform: VAT in the Digital Age (ViDA) – Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter
• Bundesministerium des Inneren und für Heimat: Die E-Rechnung in der Bundesverwaltung
• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: Die E-Rechnung im BSI
• Verwaltungsportal Hessen: Elektronische Rechnungen im Land Hessen
• Service-Portal des Ministeriums des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg: E-Rechnungs-Validator