Ein Knowledge-Base Archiv für die BSI Business Systems Integration AG

Als zuverlässiger Partner für den Aufbau internen Know-hows und die Sicherung von Qualität und Liefergeschwindigkeit freuen wir uns sehr darüber, eine Success Story mit der BSI Business Systems Integration AG zu teilen. BSI stand vor einer Herausforderung, die vielen Unternehmen bekannt ist: Der Softwarehersteller der Lösung, auf der die wertvolle Knowledge Base von BSI basierte, wurde verkauft und die Lizenzkosten erhöht, ohne Mehrwert in der Software zu bieten. Eine Alternative musste her, aber ohne das jahrelang gesammelte Firmenwissen zu verlieren. Genau hier kam DenktMit als der flexible Partner ins Spiel.

Die Herausforderung

Die Knowledge Base von BSI basierte auf einer kommerziellen Webapplikation und war über die Jahre auf zehntausende Seiten angewachsen. Aufgrund der geänderten Lizenzpolitik des bisherigen Anbieters plante BSI den Wechsel hin zu einer neuen Lösung. Doch das Altsystem bot keinen geeigneten Export für die Daten, und der neue Wunschanbieter hatte kein passendes Migrationstool parat.

BSI benötigte deshalb ein Archivsystem, das alle relevanten Inhalte der alten Knowledge Base künftig statisch, aber unter gleichbleibenden URL Adressen bereitstellen sollte. Da ein einfaches Downloaden aller Seiten und Dateien mit Standard-Tools aufgrund vieler dynamischer JavaScript Inhalte und erforderlicher Authentifizierung nicht möglich war, musste eine individuelle Lösung geschaffen werden.

Diese musste nicht nur alle bestehenden Seiten und Inhalte besuchen und im Archiv anlegen. Sie sollte bei Bedarf auch bestimmte Inhalte modifizieren oder entfernen. Außerdem musste die Suchfunktion des alten Systems durch eine Archivsuche ersetzt werden, um den Nutzern weiterhin das Auffinden von Inhalten zu ermöglichen. Der Betrieb des Archivs sollte durch die hausinterne IT der BSI übernommen werden.

Die Lösung von DenktMit

Um die Wünsche von BSI zu erfüllen, entwickelte DenktMit einen browserbasierten, fehlertoleranten Crawler in Java/Kotlin. Dieser konnte sich in die Webapplikation einloggen, selbstständig Links folgen und alle Seiten besuchen.

Die Besonderheit hierbei war, dass der DenktMit Crawler warten musste, bis alle dynamischen Inhalte jeder Seite vollständig bereitstanden. Erst nach Abschluss aller JavaScript Prozesse wurde das endgültig fertiggestellte HTML-Ergebnis im Archiv gespeichert. Per Konfiguration konnten bestimmte Seiten ausgeschlossen werden. Auftretende Fehler wurden in einer Log-Datei erfasst und zur erneuten Verarbeitung vorgelegt.

In einem ebenfalls konfigurierbaren weiteren Arbeitsschritt wurden dann bestimmte Inhalte aus dem Archiv entfernt oder modifiziert. Für die Auslieferung des Archivs selbst wurde ein minimalistischer, in Go geschriebenen Webserver entwickelt.

Abschließend wurde das Archiv durch einen speziell auf die BSI Bedürfnisse zugeschnittenen Prozess im Suchserver Solr erfasst. Die auf jeder Seite des Archivs verfügbare Suchfunktion wurde auf ein von DenktMit entwickeltes React-Suchfrontend umgebogen. Die unterstützten Suchfunktionen umfassen die gewichtete Volltextsuche in HTML-Seiten, Office-Dokumenten und PDFs, sowie Suchvorschläge während des Tippens.

Im gesamten Entstehungsprozess und vor allem der letzten Umsetzungsphase wurden das Projekt und das IT-Team von BSI aktiv eingebunden, um Archiv, Crawler und die Ablösung des Altsystems frühzeitig zu erproben. Der endgültige Betrieb erfolgte in gemeinsamer Abstimmung per docker compose.

Das Ergebnis

Dank der Zusammenarbeit mit DenktMit konnte BSI ihr wertvolles Firmenwissen sichern und gleichzeitig auf eine kosteneffiziente Wunschalternative umschwenken. Das statische HTML-Archiv ermöglicht es BSI, ihre Knowledge Base weiterhin unter den gleichen Adressen bereitzustellen, während die neue Archivsuche den Nutzern einen nahtlosen Zugriff auf die Inhalte gewährleistet.

Bei DenktMit sind wir stolz darauf, nicht nur Berater, sondern echte Weggefährten für unsere Kunden zu sein. Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Eigenexpertise zu stärken, Fremdabhängigkeit zu reduzieren und Vertrauen in ihre Innovations- und Adaptionsfähigkeit aufzubauen. Denn für uns ist IT mehr als nur Software - es ist die Grundlage für den Erfolg unserer Kunden.